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オンライン接続で便利な機能が豊富なPOS…障害が起きた時はどうする？
美容室に限らず、多彩な業種で活躍を見せるPOSシステムですが、その神髄は情報管理のしやすさにあります。インターネット上のクラウドサービスを活用して、他店との情報共有もリアルタイムに行ってくれるので、複数店舗経営のお店などにはなくてはならないものです。
ただ、不安なのが停電などのせいで障害が起こり、オフライン状態になってしまった時。インターネットを使用した連携の便利さが、途端に不便さに変わってしまいます。実際にそんな場面になってしまったら、どのように対応すればよいのでしょうか。
POSがオフライン状態だと何が悪い？美容室にインターネット回線が必要な理由
今レジを導入するなら、便利だからPOSシステムが入っているものがいいよ…そんな言葉を聞いたことがある方もおられるでしょう。特に、これからお店の備品の購入を考え、いろいろな人に相談している人は、良く耳にしているのではないでしょうか。 POSシステムが入っているレジは、従来の金銭管理に特化したレジとは違い、情報も一緒に管理してくれます。袋一杯に入った長いレシートから、必要な数字を抜き出したり、それらを表に移して計算しなおしたりといった面倒な作業も必要なくなりました。複数の店舗の売り上げも、自動で集めて処理をしてくれます。処理してくれる情報はそれだけではありません。お客様の情報を一緒に入力しておけば、どの年齢層の人が多く来店しているか、どんな地域の人が良く来てくれているか、どんな年齢層にどんなメニューが人気かなど、集客率アップにつなげるための情報もきちんと整理した状態で出してくれます。 ただし、それらの機能もインターネット接続があってこそ。クラウド上のデータにアクセスしたり、自分の店舗の情報をアップしたりと、様々な処理にインターネット接続を活用しています。
美容室にネット環境があるから実現できるPOSの機能
特に多店舗を展開している美容室では、インターネット接続が必須です。各店からのデータ収集、技術メニューの共有、商品情報の共有、スタッフ情報の共有など、店舗同士の情報管理は、インターネットを通して行われます。 各種予約の管理もオフライン状態では難しいです。特に、WEB予約をPOSで管理している場合、新規の予約が反映されずにブッキングをしてしまう、などということも考えられます。また、店舗内でお金のやり取りをするだけの単純と思われる会計でも、クレジットカードの決済などにインターネット接続が使用されています。
いまさら聞けないPOS用語！オフラインとは
オフラインのオフは、電源を付けたり消したりするときに使用するオンオフのオフと同じ意味で使用されます。ラインは回線のこと。 POS関連でいう「オフライン」はインターネットの接続がつながっていない状態を指す単語で、インターネットの接続ができている状態を表す「オンライン」の対義語として使用されます。POSシステムにおけるオフラインモードとは、インターネットを使わずに動くことを指します。何もなければあえて使うことはほとんどない機能ですが、インターネット回線に障害が発生したときなど、トラブルが起きた時には、このオフラインモードが活躍してくれるでしょう。
美容室にインターネット回線がないとPOSは使えない？
業後に専用端末を自宅に持ち帰り、自宅のネットにてサーバーに情報蓄積するといったタイプのPOSもありますが、基本的にはインターネット回線の利用が必要で、それを前提とした商品作りが行われています。 店舗にインターネット回線がないと、web予約など、POS独特の便利な機能を活かしきれません。また、多店舗経営の場合に魅力的な、リアルタイムに複数店舗の情報を一括管理できる機能が使用できなくなってしまいます。 POSの機能を十全に活かすためにはインターネット回線が欠かせません。POSがオフラインになってしまったら美容室は閉めなきゃダメ？
突然の停電でシステムがダウン！電機は復旧したものの、インターネット回線がうまくつながらなくなってしまった…などという事態になっても大丈夫。POSの機種にもよりますが、オフライン状態でも決済はできるので、業務自体は可能です。ただし、いつも便利に使っている機能に制限がかかってしまいます。また、インターネット回線につながっていることが絶対条件と思われるクレジットカード決済も、実はオフライン状態のときに使えます。ただし、十分な注意が必要です。 即時でクレカ情報のやり取りができないため、不正に対する隙が生まれてしまいます。利用限度額が超えてしまっているカードを利用できてしまうなどの問題もあるため、なるべくオフラインでは使用しない方が良いでしょう。 美容室を閉めるところまでしなくてよいですが、当日はクレジットカード決済を受け付けない、その旨をサービス提供前にお客さんに伝えるなどの対策は必要です。
オフライン状態でも営業できるとはいえ、不便なことには変わりありませんので、なるべく早く復旧できるように手を尽くしましょう。では、具体的にどのようなことをすればいいのでしょうか。
まずはPOSがインターネットにつながらない原因を探ろう！
原因が停電の場合は、まずブレーカーが落ちていないかを確認しましょう。モデムやルーターの電源ランプが点灯していない場合はこの可能性が濃厚です。 ほかの機器が使用できている場合はこの確認作業を怠ってしまいがちですが、回路ごとに落ちることもあります。特に美容室ではドライヤー対策でブレーカーを細かく分けていることが多いので、確認しておきましょう。停電以外の場合でも、インターネットが繋がらなくなることは間々あります。そんな時は、モデムやルーター、POSの配線や各種設定などを確認しましょう。
美容室の業務はPOSのオフライン機能でできる範囲で…
POSのオフライン機能を使えば必要最低限の業務がこなせることがあらかじめ分かっていたとしても、いきなりその状態になったら焦ってうまく回せないことが考えられます。 事前に使える機能や、使えない機能、使えない機能を補う方法を確認しておきましょう。人員に余裕のある店舗の場合は、お店を回す人員と復旧作業を行う人員に分かれて作業に当たると、まとまった時間が取れる分、原因の発見が早まります。また、復旧後、インターネット上で店舗情報のやり取りをする前に記録を削除したりしてはいけません。PCの復元などを試す場合は十分に注意をしましょう。 決済情報が反映されずにレジ内の金額とPOS内の数字がずれてしまう可能性があります。特に、クレジットカードのオフライン決済をしていた場合は、決済情報が失われてしまうので、料金を受け取ることができなくなってしまいます。
日々のデータは大丈夫？POSのバックアップについて
いきなりの停電や、サーバーエラー、インターネットの不具合など、予期せぬトラブルでデータが失われてしまうことがあります。 店舗経営をしていると、少なくないお金の動きがありますので、データのバックアップはしっかりと行いましょう。クラウド機能を使用して、リアルタイムにバックアップしたり、外付けバックアップ装置にデータを保存したりと、何らかの方法でバックアップを取っておくことで、いざというときに被害を最小限でとどめることができます。 POS用のPC以外の媒体にバックアップを取っておけば、急にPCの調子が悪くなってしまった時でも安心です。
焦らないことが大切！オフライン時にPOSが使えることを知っておこう
POSシステムで美容室の業務を行うにあたって、インターネット回線はなくてはならないものですが、いざというときにはオフラインモードでの運用が可能です。 機種や導入しているPOSシステムによって、できることとできないことが変わりますので、いざというときに焦ってしまわないように、自店舗に導入しているPOSシステムのオフライン時に使える機能については、あらかじめ調べておきましょう。 また、オフラインで使用しなければならない事態に陥ったらこういう風に動こうとシミュレーションを行い、マニュアルを作っておくのもおすすめです。
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