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POSの便利な機能で美容室運営がもっと楽しくなる?活用しなきゃもったいない

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レジスターに搭載されているシステムとしてのイメージが強いPOSですが、会計関連以外にもたくさんの機能があります。スタッフ管理や顧客管理、予約管理などその機能はさまざまです。収集したデータを表にした状態で出力してくれるなど、データ分析が簡単にこなせる機能も。本記事では、POSの機能について紹介します。


目次
・会計だけじゃない!POSの機能
・POSでデータを一元管理
 ・顧客管理を助けてくれる機能
 ・事務作業を助けてくれる機能
 ・POSは連携が得意!
・使っていますか?POSの機能
 ・電話受付時に活用
 ・顧客データを集客に活用
 ・役務管理機能でリピーター獲得!
・これからPOSを導入するなら細かい機能まで確認しよう!


会計だけじゃない!POSの機能


POSと聞くとどういったイメージを持つでしょうか?POSといえば、まずレジで使用するイメージが浮かぶ人が多いでしょう。スーパーマーケットやコンビニなどでよく見かけますよね。もちろん、それも間違いではありません。ただ、実際にはもっと広範囲に役に立っているのがPOSシステムです。 POSの基本といえば、物を販売をした時の売り上げ管理や在庫状況の管理などですが、そういった販売業務だけではなく、さまざまな仕事を助けてくれます。
例えば売り上げ管理で収集したデータ。そのままただ経理に使うだけでは宝の持ち腐れです。POSに搭載されている売上集計機能を使えば、どの年代に強い、どの時間帯の集客が弱いなど、そのお店の強みや弱みが見えてきます。それ以外にもたくさんの機能があります。

POSでデータを一元管理

POSを導入するメリットは、何といってもデータを一か所にまとめて保存しておけるところです。PCを置くスペースがあれば導入可能なものが多いため、扱えるデータ量の割に省スペースで済みます。 美容室向けのPOSなら、売り上げや集計データ、顧客データや報告系の書類まで一元管理できます。仮にこれらを紙で保存しようとすると、美容室の一角に大きな棚を用意しなければなりません。しかも、その中にはみっちりと顧客カルテやレシートの山、売上集計表のファイル、日報のファイルなど様々な書類が詰め込まれることになります。
POSの優れているところは場所をとらないという面だけでなく、機能面にもあります。紙媒体だと検索しにくいカルテ管理や、エクセルでやろうにもある程度の知識が求められる集計業務、ネットや電話で寄せられる煩雑な予約情報の管理など、手間がかかったり、ミスをしたりする可能性が高い業務を簡略化し、間違えにくくしてくれることが、POSを導入するうえでの大きなメリットです。

顧客管理を助けてくれる機能

お店に通ってくれるお客さんが増えることは嬉しいことですが、お客さんが増えれば増えるほど煩雑になっていくのが顧客管理です。 顧客カルテは、忙しい接客の合間を縫ってでも書いておかないと、細かいことをどんどん忘れていってしまいます。また、カルテの数が増えてくればインデックスを付けていたとしても、探したいお客さんのものがどこにあるのかを見つけるまでの時間がどんどん増えていきます。
POSに搭載されているカルテ機能を使えば、スマホで連絡帳を追加するような手軽さでカルテ作成ができ、また検索も簡単です。スマホやタブレット型のPOS端末にしておけば、写真でその日の髪形を手軽に記録しておけます。

事務作業を助けてくれる機能

もちろん、施術メニューの金額とシャンプーなどの商品の金額を合わせて会計したり、レジの入出金時に金額を入力しておくだけで出納帳を作成してくれたりと、売り上げ処理関係の機能も充実しています。 取扱商品が多い店舗であれば、在庫管理機能が活躍してくれます。
働く人数が多い店舗であれば、スタッフ管理を上手に使っていきましょう。レジ入力時に、商品や施術メニューだけでなく、接客担当者も入力しておくことで、スタッフの物販成績や稼働状況などを簡単に確認できるようになります。 スタッフの成績を参考に、個々人の強みを延ばし、弱みを補完していけば、店全体の質の向上を図ることも可能です。

POSは連携が得意!

自店のPOS単独で完結できる機能だけでも便利ですが、ほかのツールやデータと連携できるところも大きな強みです。 例えば予約システム。POS自体に予約機能があるものであれば、ぜひ電話と連動させておきましょう。電話対応をしながら予約情報を確認できるので、ブッキングなどのミスが発生しづらくなります。また、外部ツールの情報を取り込む機能を備えているものもあります。
また、系列店がある場合に、売り上げ情報やスタッフ情報などを共有したいこともあるでしょう。そんなときも、POSであればリアルタイムで情報を共有することが可能です。

使っていますか?POSの機能

POSにはたくさんの機能があるため、主な機能だけを使ってほかの機能までは確認できていない…そんな方は、一度時間をとってでも自店舗のPOSの機能を触ってみた方がいいかもしれません。自分にとって便利な機能を発見できれば、もっと楽に仕事ができるようになります。
例えば、施術台管理。施術台に種類がある店舗だと、スタッフの人数に合わせた予約数にはできていたけれど、指定のメニューで使用したい施術台の数が足りない…などといったことが起こりかねません。こちらの機能を使用すれば、予約時にどの施術台を使用するかを決めておけます。
複数店舗でスタッフを共有している場合は、ヘルプスタッフ管理機能が便利です。自店舗にいる期間、他店応援に行っている期間が予約機能に反映されるので、指名予約なのにそのスタッフが他店に居て接客できないなどといった事態を防げます。勤務時間も自動計算されるので、時間超過になってしまう心配もありません。 導入しているPOSにより使用可能な機能や細かい仕様が違います。そのため、興味を引く機能があった場合は、それぞれ詳細を確認しましょう。

電話受付時に活用

電話とPOSを連動させることで、電話がかかってきたときに、顧客データから電話番号を検索し、かけてきたお客さんの情報を表示させる機能もあります。 前回の来店情報や、毎回の施術メニューなどを確認しながら話せるので、接客したことのないスタッフでもスムーズに応対することができます。
複数店舗で展開しているなら、電話受付で活躍してくれる機能がほかにもあります。それは、店舗間の無料通話ツールです。他店に内線を繋げたり、本部で電話を受けて予約などを一括受付したりもできます。

顧客データを集客に活用

POSで集めたデータを集客に活用することもできます。 最近、個人に向けた販売促進の働きかけというとメール配信が主流ですが、年賀状やイベントのお知らせなど、大きな節目にはハガキを使いたいというときもあると思います。そんな時には顧客データから宛名を作成、印刷することができます。 もちろん、顧客情報を参考に、メールで予約のリマインドをしたり、お誕生日のメールを配信したりといったことができる機能も。
顧客情報から、来店者にはどんな傾向があるか、一人当たりにどれくらい時間をかけているか、などを分析できる機能を使えば、効果的なキャンペーン内容を考える参考にできるでしょう。

役務管理機能でリピーター獲得!

回数券の残数やコースの契約期間などを管理できるのが、役務管理機能です。美容室に回数券というと、なかなかイメージしづらい方もいるかもしれませんが、ヘアカラーに力を入れている店舗であれば、使用期限を付けることで短いスパンでの再来店を促せるでしょう。
ただし、回数券の使用条件がきちんと使い切れるような内容で考えられているかどうかは、気を付けなければなりません。例えば半年で6回分の回数券に半年の期限を付けたなら、月に一回はその人が予約を入れられるように調整が必要です。

これからPOSを導入するなら細かい機能まで確認しよう!


POSの機能はレジでの会計に使うものだけではありません。いろいろなメーカーが多彩な機能を開発しています。同じような機能でも、メーカーによって細かい部分は違うもの。こだわりたい機能があれば、いくつかのPOSを比べてみて、一番使いやすいものを導入しましょう。
また、自分のお店に必要だと思う機能がそもそもそのメーカーのPOSにはついていなかったり、標準搭載ではなくオプション機能として用意されていたりする場合もあります。そちらもメーカーや機種などにより異なりますので、導入前によくよく確認しておくのが大切です。

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