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美容サロンの予約システムの選び方は?導入のコツをまとめて解説

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美容サロンの予約システムとは、複数の媒体からの予約情報を集約し、予約受付と管理を行うためのシステムをいいます。スタッフが手動で管理するのとは異なり予約受付と変更などが24時間可能、人為的なミスがなくなるのがメリット。自分の美容サロンに必要な機能を持った予約システムを選ぶのが大切です。

目次
・美容サロンが予約システムを導入するメリット
・美容サロンの予約システムの主な機能
 ・予約スケジュールの管理
 ・顧客とカルテの管理
 ・POSレジと連携して売上・集客分析
・美容サロンの予約システムはどうやって選ぶ?
 ・美容サロンに欲しい機能があるかと操作性をチェック
 ・個人情報を扱うのでセキュリティ面で安心できるかも重要
・選び方を知って自店に必要な機能を持つものを選ぼう


美容サロンが予約システムを導入するメリット


予約システムとは顧客がインターネットから美容サロンの空き日時をチェックし、予約できるシステムのことです。24時間いつでも新規予約と予約変更やキャンセルが可能で、美容サロンのスタッフが電話で予約を受け、予約状況を確認する手間が不要になります。システムによってはオンラインで利用料金の決済までできる、予約前日にリマインドメールを送信するなどの機能が備わっているものも。スタッフの作業が減るので人為的なミスが減り、顧客満足度が高まるメリットがあります。予約システムを導入すると業務を大幅に縮小、顧客の機会損失も減らせて売上アップが期待できるでしょう。

美容サロンの予約システムの主な機能

美容サロン向けの予約システムには「予約スケジュールの管理」と「顧客とカルテの管理」「売上・集客分析」の機能が備わっています。予約システムは顧客がネット予約を利用できるようになりますし、スタッフは予約管理の作業が減って双方にメリットがあります。予約システムによって登録された顧客データは、後で別の用途でも活用できます。来店時に顧客の特徴や来店頻度を知った上で接客をしたり、来店が遠のいている顧客を見つけ、美容サロンからアプローチしたりすることも可能です。
POSレジと予約システムとを連携しておくと、美容サロンの運営に関わるデータをまとめて管理できるように。売上を分析して店舗運営の効率化を図れるのに加え、スタッフの貢献度を把握して適切な評価がしやすくなります。複数店舗を経営する美容サロンは、店舗のデータをどこにいても把握できるようになり、店舗ごとの予約と稼働状況がリアルタイムで確認可能です。従業員シフトを見直して効率化し、経費削減に役立てることもできます。

予約スケジュールの管理

美容サロンが予約システムを導入すると紙の予約表がデータ化され、店舗にいなくとも大まかな売上を把握できます。客数が目標未達になりそうな場合に事前に対応することも可能で、多店舗経営の美容サロンには欠かせないシステムです。
店舗ごとの予約状況はもちろん、スタッフごとの指名予約も管理可能になります。予約受付が電話だけだと営業時間内でしか予約受付ができませんが、予約システムがあれば24時間いつでも対応できます。そして予約サイトと自店サイト・アプリでのWeb予約、電話予約とを一元管理すれば、機会損失やダブルブッキングが防げるのもメリットです。

顧客とカルテの管理

美容サロンが予約システムを導入すると、顧客とカルテの管理も一緒に行えます。顧客の利用履歴を確認してから接客できるため、より希望に近い施術を提案できるようになります。顧客満足度が高まり、来店頻度アップと売上アップが期待できるでしょう。登録データから利用頻度の落ちている顧客を抽出し、DMやメールなどで来店アプローチをかけることも簡単になります。施術時の作業項目には売上には計上されない内容まで細かく登録しておくと、アシスタントスタッフさんの作業内容もデータ化が可能です。スタッフすべての作業内容を把握し、適切に評価したいと考える美容サロンにおすすめの機能です。

POSレジと連携して売上・集客分析

美容サロンでは予約システムをPOSレジと連携しておくと、日々の売上データを蓄積できます。予約システムに施術メニューと価格などを登録しておけば、人為的な入力ミスが少なくなり売上登録ミスも起きにくくなります。スタッフごと店舗ごとの売上額が一目でわかるようになり、売上トップのスタイリストを手本にしてスタッフ全員のレベルを上げる、複数店舗では店舗ごとに競争意識を持たせて全体の売上アップ、などにも役立ちます。
施術メニューや販売品ごとの売上と件数を分析して多すぎるメニューを少なくしたり、売れ筋商品を把握して仕入れの効率化を図ったりすることも可能です。

美容サロンの予約システムはどうやって選ぶ?

美容サロンの予約システムには大きく「ポータル型」と「オウンド型」の2つがあります。「ポータル型」とはポータルサイトが運営する予約システムのことで、ショッピングモールに出店するイメージが近いでしょう。開店直後の知名度がない美容サロンでも集客しやすく、新規顧客が獲得しやすいメリットがあります。一方で同じポータルサイトに登録済みの他店と差別化しにくく、競争率が高くてリピーターはつきにくい、予約1件につきマージンが発生するなどランニングコストが高めになるデメリットがあります。「オウンド型」は美容サロンが独自に導入して利用する予約システムをいいます。導入費用はかかるもののランニングコストは控えめ、ポータル型と違い顧客情報を自店で管理できるため、ほかの集客施策などに活かせるメリットがあります。すでにリピーターが多く、安定運営できている美容サロンにおすすめ。
集客効果を高めるには、SNSなど自店をアピールできるツールと組み合わせるとよいでしょう。美容サロンの予約システムの内容と費用、サポートなどはそれぞれ大きく異なるので、複数から比較・検討されることをおすすめします。

美容サロンに欲しい機能があるかと操作性をチェック

予約システムは、経営する美容サロンに欲しい機能があるかを確認してから選びましょう。「スタッフの予約管理の負担を減らしたい」、「売上を分析して施術メニューのラインナップを見直したい」など、事前に導入の目的をはっきりさせておきます。すでにPOSレジなどの別システムを導入済みであれば、スムーズに連携できるかも予約システム選びの基準にすべきです。
また、経営者はもちろんスタッフ全員が使いやすい、操作性の良いシステムの方が、毎日業務で忙しくてもすんなりと受け入れられます。操作画面がシンプルなものや、タッチ入力対応のものは比較的扱いやすいでしょう。

個人情報を扱うのでセキュリティ面で安心できるかも重要

美容サロンの予約システムでは、顧客の個人情報と売上データなどを扱います。そのためセキュリティが高いかどうかも、予約システム選びの基準にしましょう。ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)の国際規格やプライバシーマーク(Pマーク)を取得しているシステムであれば、適切に個人情報を扱えると信頼できます。悪意ある第三者は強固なセキュリティ対策が施されていることの多い大企業のシステムよりも、そうではなさそうな中小企業のシステムを狙うことも多くあります。
美容サロンの資産である個人情報が盗まれないよう、SSL対応や不正アクセス防止などのセキュリティ対策のあるシステムを選びましょう。

選び方を知って自店に必要な機能を持つものを選ぼう


美容サロンにとっての予約システムは予約処理を自動化できるのに加え、顧客管理や売上分析などの便利な機能もあり、業務の効率化に役立ちます。予約システムの導入費用は無料のものもありますが、システムにより大きく異なるので自店に必要な機能を持つものを選ぶことが大切です。複数のシステムを比較して検討する際は、無料お試しを利用して実際の使用感も確認しましょう。システム導入後は、顧客の来店動機を集計して広告効果を測定する、スタッフごとの売上をデータ化してスタッフの目標意識を高める働きかけなども行っていくことが望ましいです。予約システムから得られたデータを有効活用し、美容サロンの売上アップを図りましょう。
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