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美容サロンで在庫管理が重要な理由と現状
在庫管理は行っていても年1回だけ、またはそもそも行っていないサロンも多いようです。集客や売上アップに関する取り組みには力を入れているのに、利益に密接に繋がる在庫管理を重要視せず、在庫を切らさないようにするだけでよいと考えている方も少なからずいることでしょう。美容サロン経営において在庫管理は重要な業務であり、在庫管理がしっかりできていないと、正確な経営状況を把握することができず、無駄なコストにも気づけません。
また確定申告で特別控除を受ける際にも、棚卸資産の把握は必須となります。不要なコストを削減して利益が出やすい経営を目指すうえでも、適正な在庫を保つことは重要です。
美容サロンで在庫管理は重要？導入する目的とメリット
在庫管理にはさまざまなメリットがありますが、大まかに挙げると、余剰在庫や欠品を防ぐ、生産性を向上させる、キャッシュフローを安定させるといった効果が期待できます。煩雑な在庫管理が原因でキャッシュフローが悪化するのは、過剰在庫の抱え込みが大きな要因と考えられます。在庫は現金が形を変えたものであり、売れる見込みのない過剰在庫や滞留在庫が増えたまま放置していると、現金がいつまでも手元に入らず、運転資金が確保できないリスクが生じます。正しい在庫管理を行うことで、さまざまな側面からキャッシュフローの改善が期待でき、余剰在庫にかかっていた費用を現金で手元に残しておくことも可能になります。過剰在庫や滞留在庫は日々の業務の積み重ねで発生するので、資金繰りを圧迫するリスクを避けるためにも、無駄な在庫を生まない仕組みづくりが望まれます。
過剰在庫がなくなることでコスト削減に繋がる
美容サロンでは、シャンプーやトリートメント、カラー剤、パーマ液といった、店販で販売する商品だけでなく、施術で利用する消耗品の数や種類が膨大です。たくさんのアイテムを扱うため、在庫管理や発注作業に時間や労力がかかると苦手意識を持つスタッフも多いことでしょう。実際は在庫管理を徹底していないサロンの方が、日々の業務はより煩雑になり、過剰在庫や発注ミスが増えているのが現状です。在庫管理を行うことで現在必要な適正在庫が把握できるので、無駄な仕入れやデッドストックがなくなり、不要なコスト削減に繋がります。
在庫不足による販売機会損失が防げる
在庫管理には、過剰在庫を防ぐメリットがあるだけでなく、在庫切れを減らし、販売機会損失を防ぐ目的もあります。在庫を抱え過ぎても店舗の利益を圧迫しますが、在庫が少なすぎても、お客様が必要な時に施術が行えない、必要なアイテムをお渡しできないリスクが生じる場合もあります。必要なサービスや商品が得られなかった不快感を与えるのはもちろん、リピーター客になり得た見込み顧客を惜しくも失う可能性も否めません。在庫管理によって在庫の動きを常に把握して機会損失を防ぎながら、お客様に人気の売れ筋や利益を生まない死に筋など、店販商品の動向もわかるようになります。
正確な利益が計算できる
在庫は棚卸資産とも呼ばれ、美容サロンでは商品や材料などが該当し、利益と在庫管理は密接に繋がっています。在庫はいわばお金そのものではありますが、在庫が売れずに残っている状態では、お金は一向に増えることはなく、時間が経つごとに不良在庫や滞留在庫を抱えることになり、最悪、処分費用がかかってしまう場合もあります。毎月の損益や売上総利益を正確に計算するには、在庫数を把握しなければならないので、適切な在庫管理、棚卸しが重要になります。利益が出ているのに現金が増えていない場合は、在庫と利益の関係をしっかり理解して、現在の在庫管理を見直してみる必要があります。
無駄を防ぎ利益を生みやすい正しい在庫管理の方法とは
正しい在庫管理を行うことで、無駄を省いて、売上アップや利益率を高めることは可能です。余剰在庫が無駄や経費を生み出しているため、徹底した在庫管理を行っていれば、さまざまな問題を回避することにもなります。曖昧な在庫管理で引き起こされる問題は多数ありますが、それらの問題は時間が経過してから生じるため気づきにくく、経営や資金繰りを圧迫させます。発注ミスによる過剰在庫や欠品、経年劣化や破損、型落ちなどの不良在庫、廃棄品の増加、余剰在庫による在庫スペースの占拠、在庫の散在や紛失、非効率さからくるモチベーションの低下など、あらゆる問題を招きます。適切な在庫管理を行っていると市場の動向にも敏感になるため、今後の需要予測が図りやすくなるのはもちろん、常によい品質の商品をお客様に提供できるようになります。また生産性が向上するので、在庫の維持費や光熱費、人件費など、不要なコストの削減に繋がります。
在庫管理に有用なPOSシステムで効率化を図る
在庫管理を行う方法は多数ありますが、中でも業務を効率化して生産性を高めるのにおすすめなのが、POSシステムの導入です。在庫管理が大事だと分かっていても、在庫管理表への手書きやExcelなどを使った在庫管理では、店販品を販売した後に、レジでの会計のほかに入力作業や手間が発生していまいます。またどんなに気をつけていても、手作業での管理ではヒューマンエラーが起きやすく、特定のスタッフ以外やり方が分からないといった業務の属人化を招きやすいデメリットもあります。POSシステムを活用した在庫管理であれば、会計の時点で在庫数が計算されるので、業務の負担や人的ミスを減らせるうえに、在庫の増減をリアルタイムで更新していくことが可能になります。
営業終了後に日次棚卸しを習慣づける
サロンによって保有在庫を確認する棚卸しの頻度や時期は異なりますが、忙しい業務中では特に出庫に関する入力のし忘れやミスが生じやすく、在庫管理のルールが徹底していない場合は、どの管理方法でも在庫数のズレが発生する可能性は避けられません。すべての商品の数量を確認する在庫管理は時期を決めて定期的に行うことが大切ですが、ズレを生じさせないためにも、その日に入出庫した在庫に関しては、その日のうちにチェックできる日次棚卸しを導入することをおすすめします。年1回、月1回の棚卸しでは、ズレが生じた原因を追究するのに時間や労力が余計かかってしまうので、できるだけ短時間で作業が完結できるよう、日次棚卸しを習慣づけましょう。
サロン内で手順やルールを共有する
定期的な棚卸しや在庫管理がしやすい管理方法を採用していても、サロン内で管理の手順やルールが明確でないと、在庫数のズレが生じる原因となります。オーナーだけでなく、誰でも在庫管理ができるように、複雑にしすぎず、わかりやすいマニュアルを作成しておくことが大切です。商品が入庫した際に、状態や個数を確認せずに陳列棚に並べていては、商品の欠陥や注文数と届いた商品の差異などを見落とすことに。在庫のズレだけでなく、不必要なコストを生むことにもなります。また施術で使う商品を出庫する際には、在庫棚から出庫した時、使い始めた時、または使い切った時など、どのタイミングで在庫管理表に反映させるのか、カウント方法を決めておく必要があります。入出庫時の在庫管理のやり方や在庫の置き場所は、サロン内でしっかり共有し、適切な在庫管理を徹底しましょう。
美容サロンで適正在庫を維持して利益に繋がる仕組みを構築しよう
美容サロンで使用する材料や商品は、比較的使用期限が長いアイテムが多いこともあり、欠品を避けるためにも在庫を多く抱える店舗が多数見受けられます。食品と比べれば消費期限が長いとはいえ、消耗品は経年劣化していくものです。売れ残ってしまえば、値下げして販売するか、廃棄処分するしかなくなり、結局は無駄なコストの増加に繋がります。
サロン内で在庫管理を適切に行えるルールを共有化し、手間や労力をかけずに適正在庫を維持して、利益に繋がる仕組みを構築していくことが大切です。在庫管理で保有在庫と正確な経営状況を把握して、今後の在庫計画、経営に活かしていきましょう。
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