Google予約フォームを使いこなそう！美容室に便利なシステム

2021/02/25

Googleを使って予約フォームを作れます。Googleのカレンダー機能で簡単にできるので、予約システムの導入がまだの美容室や、これから導入を考えている美容室におすすめです。高度な使い方はできないので、 Google予約フォームを使ってみて慣れてきたら、他のシステムを使ってみるのもいいでしょう。

・ Googleフォームとは
・ Googleフォームでできること
　・テンプレートでアンケートを取ったり注文を受けたりできる
　・集計が簡単
　・問い合わせの返信機能はなし
・予約にはGoogleカレンダーが便利
　・カレンダーの予約枠を使う
　・URLを公開する
　・個人情報は取得できないので注意
・ Google予約フォームは簡単に作れる

Googleフォームとは

Googleフォームは、Googleのサービスの一つで、無料で利用できるものです。簡単に作成できて、誰もが使いやすい機能なので、最近はGoogleフォームを使う企業や団体が増えてきました。Googleのアカウントを持っていれば、誰でも使用できます。オンライン上でのアンケートに答えたりイベントの出欠の返事をしたりと、多くの人が何かの形でGoogleフォームを利用しているのではないでしょうか。Googleフォームの機能をうまく使えば、美容室の予約システムとしても使えます。

Googleフォームでできること

まずはGoogleフォームでできることを知りましょう。無料で使えるので初期投資やランニングコストがかかりません。美容室の予約システムやデータ管理に何を使おうか迷っている人はぜひ、検討してみてください。
Googleフォームは、Googleのアカウントがあれば利用できます。顧客情報や集計などもする場合にもアカウントは必要なので、ない場合は美容室のアカウントを作ってください。最初にGoogleフォームを開いて、Googleフォームに何があるか見てみましょう。テンプレートがたくさんあり、アンケートや注文受注なども最初から作る必要がなくテンプレートを使って簡単にできます。
ただし、テンプレートのデザインにひと手間加えたり、カスタマイズしたりはできないので、簡単に作れますが、美容室の特徴やオリジナリティは出せません。しかしGoogleフォームはすぐに使えて、システムの導入や手順を覚える必要もないので、手軽で便利です。Googleフォームでどんなことができるか詳しく紹介します。

テンプレートでアンケートを取ったり注文を受けたりできる

テンプレートはさまざまあります。テンプレートの一覧を見るときは、Gmailページの右上にあるGoogleアプリを開き、メニューの中からフォームを選んでください。メニューにフォームがない場合は、下のもっと見るを開いて探してください。お客様アンケートやイベント参加申し込み、注文書や就職申込書などさまざまなテンプレートがあります。
アンケートフォームは、テンプレートを使えばすぐに作れるので便利です。選択式、プルダウン形式、評価スケールなどさまざまな質問形式を設定できます。初めて美容室を利用した顧客などに送って答えてもらうと、今後の経営に役立ちます。慣れてきたら空白のテンプレートを使って、美容室オリジナルのフォームを作ってもいいでしょう。

集計が簡単

Googleフォームでは集計もできます。アンケートや注文受注後の集計などは、必要な作業で美容室の経営に役立ちます。しかし、日々の接客や業務の他にも集計作業をしなければいけないとなると、かなりの負担になるでしょう。
Googleフォームでは、Googleスプレッドシートを利用して、アンケート結果や問い合わせや予約の内容などが簡単に自動集計できます。美容室の顧客リストも、Googleスプレッドシートで簡単にまとめられます。
アンケートの場合は、回答の状況が随時確認できます。また、グラフにして見やすく視覚的に分析することもできます。Googleフォームを使えば業務の効率化が計れて、経営戦略も素早く検討できます。

問い合わせの返信機能はなし

Googleフォームでは、問い合わせが来た場合や、アンケートの答えが返信されたかどうかを通知してくれる機能はありません。また自動返信の機能もありません。
美容室でアンケートを実施したり、問い合わせ受付をGoogleフォームで作成したりした場合は、随時誰かが返信や質問が来ていないかチェックする必要があります。スタッフを何人か抱えている店なら定期的にチェックできますが、一人ですべてを行う美容室の場合は、返信が遅れないよう1日1回は必ず確認するようにしましょう。

予約にはGoogleカレンダーが便利

Googleを利用して美容室の予約を取ることもできます。予約システムとして使う場合には、Googleのカレンダーを使用します。Googleカレンダーも、法人用のアカウントがあれば無料で利用できます。iPhone、Androidなどスマートフォン用のアプリもあるので、美容室の営業時間外でも予約の確認ができて便利です。
Googleカレンダーは他のユーザーと共有できるので、スタッフ間で共同で管理できます。予定の色分けやToDoリストでタスクを管理、Googleマップとの連携もできます。個人の予定を管理するだけでなく、Googleカレンダーを業務用として複数の社員やスタッフと共有して管理する企業もあります。
このGoogleカレンダーを公開すれば、顧客が美容室の予約を入れることも可能です。詳しい予約の設定の仕方を見ていきましょう。

カレンダーの予約枠を使う

ユーザーが予約を取れるようにするには、まず管理するための新しいカレンダーを作成します。美容室のスタッフ間で、予約状況を把握し管理するためです。新しいGoogleカレンダーに名前をつけて作っておきましょう。
次にGoogleカレンダーの予約枠機能を使います。予約可能な時間帯をクリックし、上に表示される予約枠をクリック。予約枠の入力が可能になるので、編集をクリックして詳細の設定をします。タイトルをつけ、時間ブロックは営業時間内で予約可能な時間を入力します。繰り返すの項目で、定休日を除く営業日の設定をします。
次にタイプでは、「1件の予約枠として表示」を選択すると予約枠が時間ブロックで入力した営業時間の1枠に設定できます。「次の時間単位で予約枠を表示」で30分、60分などと指定すると、指定した分刻みで予約の枠ができます。場所や時間は必要なければ、空欄でも大丈夫です。

URLを公開する

予約枠の準備ができたら確認しましょう。「このカレンダーの予約ページ」にあるURLを確認して、予約ができるようになっていたらOKです。このURLを公開すると、ユーザーがフォームから予約できるようになります。予約が入ると、その時間の枠はなくなり、次の予約は取れなくなります。ユーザーは残っている予約枠の中から、自分の都合のいい時間を選んで予約できます。
また予約したユーザーにも確認のメールが届きます。美容室側も管理しているカレンダーから、誰から予約が入ったのかを確認できます。1点、気をつけたいのが、Googleの予約システムを利用するにはユーザーもGoogleの個人アカウントを保有している必要がある点です。

個人情報は取得できないので注意

Googleカレンダーの予約システムを使う場合、予約の枠は1つです。1つの時間に予約が入ったら同じ時間で2つ以上の予約は取れません。複数人美容師が在籍して、1時間に2人以上の予約を受け付ける美容室では、機能的ではないかもしれません。
また、美容室で得られる情報はアカウントの名前とメールアドレスだけになります。電話番号や、性別など個人を識別する情報は、Googleカレンダーの予約システムでは得られないのがデメリットといえます。

Google予約フォームは簡単に作れる

Googleの機能を活用すれば、無料でアンケートフォームやカレンダーを使って予約システムなどを作れます。美容室の顧客情報のデータ管理や、アンケート結果を集計して今後の営業戦略に活かせます。予約機能も、カレンダーを使えば簡単にできます。
予約システムの導入を検討している美容室は、まずは無料のGoogleカレンダーを使ってみてもいいでしょう。コストがかからず、管理も簡単なのでおすすめです。

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